Schützen Sie Ihre Spreadsheets!

Um das Risiko von Benutzerfehlern zu verringern, können Sie Ihre Arbeitsblätter so schützen, dass Benutzer nur Eingabezellen ändern und bestimmte andere eingeschränkte Aktionen durchführen können, z. B. Zellen auswählen und Filter verwenden. Um dies zu ermöglichen, ist ein zweistufiger Prozess erforderlich: (1) Zellen schützen und (2) den Schutz einschalten.

1. ZELLEN SCHÜTZEN

Alle Zellen, in denen Änderungen verhindert werden (d. h. Änderungen sind nicht zulässig), müssen als "gesperrt" formatiert werden, und alle Zellen, in denen Änderungen zulässig sind (Eingabezellen und Dropdowns), müssen als nicht "gesperrt" formatiert werden. Um den Status einer bestimmten Zelle zu sehen, markieren Sie sie, formatieren Sie die Zellen (Tastenkombination Strg 1) und wählen Sie die Registerkarte "Schutz", wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Gesperrt: Standardmäßig sind alle Zellen in einer neuen Arbeitsmappe gesperrt. Das bedeutet, dass Sie alle Eingabezellen, einschließlich aller Dropdowns, entsperren müssen. Am besten tun Sie dies, während Sie Ihre Kalkulationstabelle entwickeln, da das spätere Entsperren von Eingabezellen ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess ist - Sie werden zwangsläufig einige Zellen übersehen, und gemäß Murphys Gesetz werden dies genau die Zellen sein, die der Benutzer ändern möchte.

Ausgeblendet: Die Registerkarte "Schutz" bietet die zusätzliche Option "Ausgeblendet". Damit können Sie die Zellformel in der Formelleiste ausblenden, wenn die Zelle ausgewählt ist. Im Interesse der Transparenz und des Verständnisses einer Tabellenkalkulation empfehle ich diese Option nicht.

 Bonustipp #1: Formatvorlagen verwenden

Die einfachste Methode zum Entsperren von Eingabezellen ist die Verwendung von Formatvorlagen. Formatieren Sie eine Eingabezelle, wobei "Gesperrt" deaktiviert ist. Gehen Sie dann zum Menüband Start und klicken Sie auf den Abwärtspfeil am Ende des Bereichs Formatvorlagen.

Wählen Sie "Neue Formatvorlage..." und speichern Sie das Format z.B. als "01 Inputs" (die Nummerierung stellt sicher, dass Ihre Zellenvorlagen in der gewünschten Reihenfolge erscheinen).

Wenn Sie jetzt eine Eingabe- oder Dropdown-Zelle in Ihrem Modell formatieren möchten, markieren Sie einfach die Zelle(n) und klicken Sie auf den Namen der entsprechenden Formatvorlage im Feld Formatvorlagen in der Multifunktionsleiste Home. Die Zellen erhalten dann die entsprechende Farbe und werden automatisch freigeschaltet... einfach und effektiv!

Ich verwende in der Regel einen Zellstil für Eingaben und einen anderen für Dropdowns mit einer anderen Farbe, die beide nicht gesperrt sind, d.h. das Optionsfeld "gesperrt" ist nicht markiert.

Siehe Microsoft für mehr Details zum Thema Zellenformate.

Bonustipp #2: Aktivieren Sie die Fehlerüberprüfung im Hintergrund, um fehlenden Schutz zu erkennen

Unter "Datei", "Optionen", "Formeln", "Regeln für die Fehlerüberprüfung" können Sie die Hintergrund-Fehlerüberprüfung für "Nicht gesperrte Zellen, die Formeln enthalten" einschalten. Excel markiert dann automatisch alle ungeschützten Zellen mit einer grünen Ecke, und Sie können dann die Zellformatierung wie oben beschrieben korrigieren.

2. SCHUTZ EINSCHALTEN

Auf diesen Schritt weist Excel in dem Hinweis unter den Schutzeinstellungen hin: „Das Sperren von Zellen ... hat keine Wirkung, bis Sie das Arbeitsblatt schützen.“ Dies ist ganz einfach zu bewerkstelligen.

Wählen Sie das betreffende Arbeitsblatt aus, navigieren Sie zur Multifunktionsleiste "Schützen" und klicken Sie auf "Blatt schützen".

Wählen Sie dann aus, was Sie zulassen wollen. Die Optionen "Auswählen gesperrter Zellen" und "Entsperrte Zellen auswählen" sind standardmäßig erlaubt. Das ist im Allgemeinen sinnvoll, die Optionen können aber abgewählt werden. Alle anderen Optionen sind standardmäßig abgewählt, aber Sie können in jedem Fall ein Optionsfeld ankreuzen. Eine Option, die ich in der Regel zulasse, ist "Autofilter verwenden", insbesondere für Datenanalysedateien oder in Modellen mit großen Eingabeblättern.

Der letzte Schritt ist die Eingabe eines Kennworts (falls gewünscht) und schon sind Sie fertig. Natürlich müssen Sie sich das Kennwort merken, was zu einem Problem werden kann, wenn Sie viele geschützte Tabellenblätter verwenden. Sie können daher erwägen, das Arbeitsblatt ohne Kennwort zu schützen, um Probleme zu vermeiden.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle weiteren Blätter des Modells, die Sie schützen möchten. Wenn Sie ein Kennwort verwenden, empfehle ich dringend, dasselbe Kennwort für alle geschützten Arbeitsblätter in einer einzigen Arbeitsmappe zu verwenden, da sonst der Aufwand für die Verwaltung der Kennwörter oder das Risiko, ein Kennwort zu vergessen, zu groß wird.

Leider gibt es keine Möglichkeit, den Schutz für alle Arbeitsblätter gleichzeitig zu aktivieren (oder zu deaktivieren), so dass diese Aufgabe schnell zeitraubend wird, es sei denn, Sie verwenden ein Makro...

Makro zur Rettung!

Ich verwende ein Makro, um alle Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe zu schützen, und ein anderes, um den Schutz aufzuheben. Um dies zu erhalten, laden Sie bitte meine kostenlosen Bonusmaterial für das Buch „Avoid Excel Horror Stories“ herunter unter https://www.how2excel.com/de/downloads/. Der VBA-Makrocode befindet sich in der Hauptdatei 'how2excel - example calculations and macros'.

Das Makro "protect sheets" löst auch ein weiteres Problem mit geschützten Blättern: Standardmäßig können Sie Zeilen- und Spaltengruppierungen auf geschützten Blättern nicht öffnen und schließen (ein Excel-Fehler), was frustrierend sein kann. Das mitgelieferte Makro schützt nicht nur Blätter, sondern ermöglicht auch das Öffnen und Schließen von Zeilen- und Spaltengruppierungen.

Zusätzlicher Schutz: Struktur der Arbeitsmappe

Auf der Registerkarte "Schützen" befindet sich neben "Blatt schützen" ein Symbol für "Arbeitsmappe schützen". Damit können Sie verhindern, dass Benutzer die Struktur eines Arbeitsblatts ändern (z. B. Verschieben, Umbenennen, Löschen oder Hinzufügen von Arbeitsblättern), was eine Überlegung wert sein kann.

ERGEBNIS

In dem oben gezeigten, entsprechend geschützten Arbeitsblatt können die Benutzer nur in den grauen Eingabezellen Werte eingeben und ändern. Wenn sie versuchen, andere Zellen zu ändern, erhalten sie eine Fehlermeldung.