Veröffentlicht am von Gary Knott

Excel-Benutzerfehlern vermeiden

Hier sind meine sechs besten Tipps. Sie können sie als Checkliste herunterladen.

  1. Sicherstellen, dass die Benutzer wissen, welche Datei sie verwenden müssen (Versionskontrolle)

Vorher

Nachher

  • Benennen Sie Dateien eindeutig mit Datum oder Versionsnummer.
  • Verschieben Sie alte Dateien in Unterordner, so dass der Hauptordner nur noch die endgültige Version enthält. Verschieben Sie z.B. frühere Versionen, die verschickt oder in Besprechungen verwendet wurden, in "Archiv" und Backups in "zzz alt".

 

  1. Beschränken Sie den Zugriff nur auf autorisierte Benutzer
  • Speichern Sie Dateien auf einem Server mit eingeschränktem Zugriff, z.B. nur für die Finanzabteilung.
  • Fügen Sie ggf. ein Passwort zum Öffnen oder Ändern hinzu: Datei, Speichern unter, Weitere Optionen (unter Dateiname und -typ), Extras (neben der Schaltfläche Speichern), Allgemeine Optionen...

 

  1. Entwickeln Sie Arbeitsmappen nach Best-Practice-Regeln für Klarheit und Benutzerfreundlichkeit
  • Fügen Sie ein Deckblatt hinzu, auf dem die Kontaktperson, der Status der Arbeitsmappe und der Zweck angegeben sind, sowie eine Liste der Blätter mit kurzen Beschreibungen , damit die Benutzer einen guten Überblick erhalten und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
  • Verwenden Sie eine klare Struktur der Arbeitsmappe mit separaten Abschnitten für Eingaben, Berechnungen und Ausgaben , damit die Benutzer die Struktur verstehen und sich leicht zurechtfinden können.
  • Fügen Sie ein Anleitungsblatt hinzu, damit die Benutzer wissen, wie sie die Arbeitsmappe verwenden können.
  • Siehe meinen separaten Blog zum Thema 'Garys goldene Grundregeln' für weitere Informationen.

 

  1. Markieren Sie Eingabezellen deutlich, damit Benutzer wissen, was sie ändern dürfen
  • Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung, z.B. hellgrau mit weißem Rand, deaktivierter Schutz.
  • Definieren und verwenden Sie Formatvorlagen (im Menüband Start) für eine einfache und effiziente Nutzung.
    - Definieren: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unten rechts und wählen Sie 'Neue Zellenformatvorlage...'.
    - Verwenden: Wählen Sie die zu formatierenden Zellen aus und klicken Sie dann auf die entsprechende Zellenformatvorlage im Menüband.

 

Bonustipp: Wenn Sie Ihre Eingabezellen bei der Erstellung nicht formatiert haben, können Sie das später leicht nachholen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um alle Eingabezellen auf einem Blatt zu finden und auszuwählen, um sie mit Ihrer Zellenformatvorlage zu formatieren.

  • Markieren Sie alle Zellen mit der Maus oder dem Shortcut Strg A (Alles markieren).
  • Drücken Sie F5 --> das Dialogfeld „Gehe zu“ erscheint.
  • Klicken Sie auf "Spezial...", Konstanten und stellen Sie sicher, dass nur "Zahlen" ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.
  • Jetzt sind alle Eingabezellen ausgewählt - klicken Sie auf Ihre Zellenformatvorlage für Eingabezellen, um sie alle in einem Zug zu formatieren.

 

  1. Verwenden Sie die Datenüberprüfung, um Eingaben auf gültige Einträge zu beschränken

  • Eingaben einschränken, z.B.
    • ganze Zahlen, z.B. zwischen 1 und 12 für Monate (s. Screenshot oben)
    • auf Dezimalzahlen (inkl. Prozentsätze), z.B. nur positive (>=0) oder nur negative Zahlen (<=0)
    • eine Liste (Auswahlliste)
    • benutzerdefiniert z.B. Datum ist ein Montag.
  • Siehe meinen Blog oder mein Video für Details.

 

  1. Arbeitsblätter schützen, so dass nur Eingabezellen geändert werden können
  • Vergewissern Sie sich, dass Formelzellen gesperrt sind, und entsperren Sie Eingabezellen - definieren und verwenden Sie Zellstile für mehr Effizienz.
  • Aktivieren Sie den Blattschutz für jedes Arbeitsblatt, falls gewünscht mit einem Kennwort.
  • Verwenden Sie Makros für mehr Effizienz.
    • Makro #1: Alle Blätter beim Öffnen der Datei schützen
    • Makro #2: Entfernen Sie den Blattschutz durch Eingabe eines Passworts, um Änderungen zu ermöglichen
  • Siehe meinen separaten Blog für weitere Informationen.

 

Nützliche Links

  • Hier sehen Sie mein einstündiges Webinar-Video (auf Englisch), in dem alle sechs Tipps erklärt werden.
  • Oder nutzen Sie diesen Link zu Plum Solutions (die freundlicherweise das Webinar organisiert haben), um auch Zugang zu den Webinar-Downloads zu erhalten.
  • Für weitere Details zur Vermeidung von Fehlern aller Art lesen Sie bitte mein Buch "Vermeiden Sie Excel-Horrorgeschichten", erhältlich bei Amazon.