Autor: Gary Knott

Sie können Ihrer Excel-Datei ganz einfach Piktogramme, Sticker, Illustrationen und mehr hinzufügen. Diese können Sie verwenden, um Ihre Dashboards aufzupeppen und ein Symbol neben wichtigen Output-Zahlen wie „Fahrrad-Umsatz“ anzuzeigen.

Folgen Sie einfach den sechs einfachen Schritten, die im Screenshot gezeigt werden.

1. Wählen Sie Einfügen
2. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste Piktogramme
3. Wählen Sie im Dialogfeld Piktogramme
4. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein oder wählen Sie eine Kategorie aus den angebotenen Kategorien aus (im Screenshot nicht angezeigt, da sie verschwinden, sobald Sie mit der Suche beginnen)
5. Klicken Sie auf die gewünschten Symbole
6. Klicken Sie auf "Einfügen"

Jedes Symbol ist in der Regel in zwei Versionen erhältlich: unausgefüllt (weiß) und ausgefüllt (schwarz dargestellt).

Sobald Sie sie in Ihre Datei eingefügt haben, können Sie sie verschieben und formatieren, z. B. um die Farbe zu ändern. Wählen Sie ein Symbol aus und Sie erhalten eine zusätzliche Multifunktionsleiste "Grafikformat" mit verschiedenen Optionen.

Sie können neben Ihrem Piktogramm ein Textfeld mit einer Beschreibung und ein weiteres Textfeld mit einem Wert hinzufügen. Sie können dieses Feld dynamisch gestalten, so dass der Wert je nach dem aktuellen Inhalt Ihres Dashboards aktualisiert wird: geben Sie einfach eine Formel für das Textfeld in die Formelleiste ein = (Zelle mit Wert) ein. Sie können hier keine Berechnungen durchführen (z. B. mit WENN), führen Sie diese, falls erforderlich, in der Quellzelle durch.

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Wussten Sie schon? Excel verfügt jetzt über ein Schnellanalyse-Tool.

⚡📈 Wählen Sie einige Daten aus und das Symbol für die Schnellanalyse erscheint unten rechts mit vielen Optionen, die in folgende Bereiche unterteilt sind:

• Formatierung
• Diagramme
• Ergebnisse (Summen)
• Tabellen und
• Sparklines (Mini-Diagramme in einzelnen Zellen).

Ein Beispiel: Wenn Sie mehrere Spalten zu summieren haben, können Sie das Schnellanalyse-Tool wie folgt verwenden.

1. Selektieren Sie Ihre Daten
2. Wählen Sie das angezeigte Schnellanalyse-Tool (oder verwenden Sie das Shortcut Strg Q)
3. Wählen Sie Ergebnisse
4. Wählen Sie Summe

🤩 Probieren Sie es aus!

 

❌😣 Ein Mandant wollte den prozentualen Anteil des Umsatzes für alle GuV-Positionen berechnen. Eine solche "gemeinsamer Größe GuV" ist nützlich für Vergleiche z. B. von Jahren oder von Geschäftsbereichen. Seine erste Formel in Zeile 3 (siehe Screenshot) ergab ein korrektes Ergebnis. Aber als er diese nach unten kopierte, bezog sich der Nenner in jeder Formel auf die Zeile darüber und nicht auf den Umsatz in Zeile 2.

📗 Das liegt daran, dass Zellbezüge in kopierten Formeln automatisch von Excel angepasst werden, z. B. um sich auf Zellen in derselben relativen Zeile oder Spalte zu beziehen. Der Fachbegriff dafür ist relative Referenzierung. Oft ist dies sinnvoll, z. B. Sie möchten, dass eine kopierte SUMME-Formel immer die Werte in derselben Spalte wie die SUMME-Formel addiert. Aber manchmal (wie in diesem Beispiel) ist das nicht das, was Sie wollen.

✔🤑 Hier soll sich der Nenner in der Formel immer auf den Umsatz in Zeile 2 (Zelle B2) beziehen, also muss die Formel = (Zelle mit Wert)/B$2 lauten. Das Dollarzeichen vor der Zeilennummer 2 fixiert sie, so dass sie sich nicht ändert, wenn Sie die Formel kopieren (siehe Screenshot).

💡 Sie können eine Spalte oder eine Zeile oder beides fixieren, indem Sie das Dollarzeichen manuell an der/den entsprechenden Stelle(n) in Ihrer Formel eintippen. Alternativ können Sie einfach die F4- Taste drücken, wenn sich der Cursor in oder neben dem entsprechenden Zellbezug befindet. Dadurch werden sowohl die Zeile als auch die Spalte fixiert (Dollarzeichen werden vorangestellt). Drücken Sie erneut F4, um nur die Zeile zu fixieren. Drücken Sie erneut F4, um nur die Spalte zu fixieren. Drücken Sie erneut F4, um die Fixierung vollständig aufzuheben, wie die folgende Beispielsequenz zeigt.

B2 ➡ $B$2 ➡ B$2 ➡ $B2 ➡ B2

Sie können sich diese Reihenfolge folgendermaßen merken: beide, Zeile, Spalte, keine. Mit etwas Übung wird es zur zweiten Natur, zweimal F4 zu drücken, um nur die Zeile zu fixieren, oder dreimal, um nur die Spalte zu fixieren.

Als allgemeine Regel für das Fixieren gilt: Fixieren Sie so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Im Beispiel ist es nur notwendig, die Zeile zu fixieren. Überprüfen Sie immer die Ergebnisse, um eventuelle Fehler zu erkennen und zu beheben.

Dies ist nur einer von vielen how2excel-Tipps, die Sie in meinem Best Practice-Buch finden werden: „Avoid Excel Horror Stories“, erhältlich bei Amazon.

Sie haben ein Diagramm angepasst und dann sowohl das Diagramm als auch die zugehörigen Daten in einen anderen Bereich kopiert, der für neue Daten bereit ist. Dann ändern Sie die kopierten Daten, z. B. um die Umsätze eines anderen Unternehmens anzuzeigen und.... oh! Es gibt ein Problem...

Was Sie erwarten

Das kopierte Diagramm sollte mit den kopierten Daten verknüpft werden - das ist zwar logisch, aber nicht das, was tatsächlich passiert.

Was Sie bekommen

Das kopierte Diagramm ist mit den Originaldaten verknüpft, so dass es sich nicht ändert, wenn Sie die kopierten Daten anpassen. Die ausgewählten Daten für das kopierte Diagramm müssen manuell bearbeitet werden. Das ist sehr mühsam. ☹

Und wenn Sie das tun, werden Sie möglicherweise ein zweites Problem feststellen...

Wenn Sie das ursprüngliche Diagramm bearbeitet haben, z. B. Linienfarben geändert, benutzerdefinierte Markierungen und Datenbeschriftungen hinzugefügt haben, gehen diese meist verloren, wenn Sie die Datenquelle im kopierten Diagramm ändern. ☹

↪ Das Workaround

Sie können das gesamte Blatt kopieren und dann die Daten und das Diagramm auf dem kopierten Blatt ausschneiden und in das ursprüngliche Blatt einfügen, aber das ist ineffizient. Möglicherweise müssen Sie auch die Achsenbeschriftungen bearbeiten, z. B. für die Jahre, wenn diese mit einer Zeile am oberen Rand Ihres (kopierten) Arbeitsblatts verknüpft waren.

✔ Die richtige Lösung

Liebes Excel-Entwicklungsteam bei Microsoft... könnt ihr das bitte beheben?

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