Weg mit den lästigen Links

Sie haben es wahrscheinlich schon erlebt... Sie öffnen eine Excel-Datei und erhalten eine Meldung, dass die Datei mit einer oder mehreren externen Quellen verknüpft ist.

Gary Knott | how2excel - Excel Schulungen Externe Links

Wenn dies nicht erwartet wurde, könnte es sein, dass die Datei unbeabsichtigte Links enthält, die Sie überprüfen und entfernen sollten. Dies ist nicht immer eine einfache Aufgabe, da es mindestens sechs Möglichkeiten gibt, eine Excel-Datei mit einer anderen Quelle zu verknüpfen, und nicht alle erlauben eine einfache Entfernung. Lassen Sie uns diese der Reihe nach durchgehen.

  1. Formeln

    Dieser ist am einfachsten zu finden und zu korrigieren. Gehen Sie zu Daten, Verknüpfungen bearbeiten... dort können Sie die Dateien sehen, mit denen die Datei verknüpft ist. Wenn die Verknüpfungen einfach in Formeln enthalten sind, können Sie auf "Verknüpfungen löschen" klicken, um die Formeln durch Werte zu ersetzen.

    Warnung: Möglicherweise möchten Sie Formeln nicht durch Werte ersetzen, z.B. Sie haben eine Formel aus einer anderen Version der Datei kopiert, und diese wurde mit einem Blatt namens "Eingaben" verknüpft.  Die kopierte Formel in der neuen Datei ist mit dem Blatt "Eingaben" in der alten Datei verknüpft. Was Sie wirklich wollen, ist, dass die Formel mit dem Blatt namens "Eingaben" in der aktuellen Datei verknüpft wird.  Sie können nach dem Dateinamen (in diesem Beispiel "Source file") in der gesamten Excel-Datei suchen und dann die gefundene Formel überprüfen und ändern, um den überflüssigen Pfad und Dateinamen der alten Datei zu entfernen.

    Wenn die Formeln keine einfachen Verknüpfungen zu einzelnen Zellen in der Quelldatei sind, sondern komplexer sind, z.B. durch die Verwendung von SUMMEWENNS, dann funktioniert "Verknüpfungen löschen" nicht immer. Es funktioniert auch nicht, wenn einer oder mehrere der anderen Verknüpfungstypen vorhanden sind, daher gehe ich im Folgenden auf diese ein.

  2. Bereichsnamen 

    Auch diese sind leicht zu finden. Gehen Sie zu Formeln, Namens-Manager.

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    Dort können Sie sehen, ob sich die Bereichsnamen auf Zellen in anderen Arbeitsblättern beziehen und diese entsprechend bearbeiten oder löschen. Suchen Sie ggf. nach dem Bereichsnamen in der Excel-Datei, um herauszufinden, wo er verwendet wird, und ändern oder ersetzen Sie den Bereichsnamen.

    Andere Verknüpfungen können entstehen, wenn Sie Inhalte aus einem anderen Spreadsheet kopieren. Der Inhalt bleibt mit den Daten in der Original-Datei verknüpft... ein Link zu einer externen Datei.

  3. Graphik-Daten
  4. Pivot-Tabelle Daten
  5. Bedingte Formatierung
  6. Datenüberprüfung
  7. Objekte, z.B.
    (i) eine Form, die Text enthält, der mit einer Zelle verknüpft ist
    (ii) ein Datenschnitt für eine Pivot-Tabelle bzw. eine Tabelle
    (iii) ein VBA-Steuerelement wie eine Schaltfläche, die mit einem Makro verknüpft ist

Diese können schwierig zu finden sein, also versuchen Sie, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Was haben Sie kopiert oder anderweitig geändert seit dem letzten Öffnen der Excel-Datei wenn Sie keine Meldung erhalten haben, dass die Datei mit einer oder mehreren externen Quellen verknüpft ist? Dann ist dies wahrscheinlich die Ursache für die Verknüpfung und kann das Auffinden erleichtern. Überprüfen Sie diese Elemente und Sie können den Link vielleicht finden und gegebenenfalls ändern oder entfernen.

Wenn Ihnen das nicht hilft, können Sie jedes Element (z.B. jede Grafik) der Reihe nach suchen und überprüfen. Grafiken und Pivot-Tabellen sind leicht zu erkennen. Sie können bedingte Formate und Datenüberprüfung wie folgt finden: F5 (Gehe zu), Inhalte, dann wählen Sie bedingte Formate oder Datenüberprüfung und OK.

Gary Knott | how2excel - Excel Schulungen Externe Links

Die relevanten Zellen auf dem ausgewählten Blatt werden dann markiert und Sie können diese überprüfen: Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten bzw. Daten, Datenüberprüfung. Wiederholen Sie diesen Vorgang für andere Blätter.

Die Brute-Force-Methode

Wenn das fehlschlägt und Ihre Tabelle groß ist, kann eine Brute-Force-Methode die einzige Möglichkeit sein, die Links zu identifizieren. Achtung: Erstellen Sie zuerst zur Sicherheit eine Sicherungskopie Ihrer Excel-Datei. Machen Sie auch eine Kopie davon, um daran zu arbeiten. Sie werden diese Datei teilweise zerstören müssen, daher ist es wichtig, nur an einer Kopie zu arbeiten. Selektieren Sie in der kopierten Datei zunächst ein oder mehrere Blätter und entweder verschieben Sie sie in eine neue Arbeitsmappe oder löschen Sie sie: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Registerkarte und wählen Sie "Verschieben oder kopieren" oder "Löschen". Speichern Sie dann die Datei. Prüfen Sie, ob die Verknüpfungen noch da sind. Manchmal ist es notwendig, die Datei zu schließen und erneut zu öffnen, um Excel zu zwingen, die Verknüpfungen zu überprüfen.

  • Wenn die Links verschwunden sind, befanden sie sich in einem oder mehreren der Blätter, die Sie verschoben bzw. gelöscht haben. Verschieben Sie einige Blätter zurück in die Hauptdatei oder erstellen Sie eine weitere Kopie der ursprünglichen Excel-Datei und wiederholen Sie den Vorgang, aber löschen Sie weniger Blätter. Gehen Sie so vor, bis Sie das problematische Blatt gefunden haben.
  • Wenn die Links nicht verschwunden sind, löschen Sie weitere Blätter und speichern, schließen und öffnen Sie die Datei, bis Sie das fehlerhafte Blatt identifiziert haben.

 
Jetzt kennen Sie also ein Blatt mit Links. Sie können dann die Grafiken, Pivot-Tabellen, die bedingte Formatierung und die Daten-Validierung auf diesem Blatt überprüfen. Wenn das Blatt sehr groß ist, müssen Sie möglicherweise Abschnitte davon löschen (wie bei der obigen Vorgehensweise zum Löschen von Blättern), um die Stelle einzugrenzen, an der sich die externen Links befinden.

Wenn Sie den Link gefunden haben, öffnen Sie die Originaldatei und ändern oder entfernen Sie den Link dort. Dann speichern, schließen und öffnen Sie die Datei erneut. Wenn Excel immer noch meldet, dass es externe Links gibt, müssen Sie die oben genannten Schritte in einer neuen Kopie der Originaldatei wiederholen, bis Sie alle Links in der Originaldatei gefunden und geändert oder entfernt haben.

Gute Jagd!

 

Reduzieren Sie die Größe Ihrer großen Excel-Dateien massiv

Große Dateien sind zeitaufwändig zu bearbeiten und verhindern ein effizientes Arbeiten, so dass es sich lohnt, sie kleiner zu machen. Der Screenshot zeigt eine Datei, die ich mit meinen TOP TIPPS schnell um über 80% verkleinert habe.

Gary Knott | how2excel - Excel Schulungen Grosse Excel-Dateien

Meine TOP TIPPS sind einfach zu verwenden...

  1. Speichern Sie Ihre Datei im Binärformat
    Datei, speichern unter..... dann unter "Speichern unter Typ" wählen Sie "Excel-Binärarbeitsmappe“ bzw. „*.xlsb".

    Hinweis: Dieser Tipp reduziert die Dateigröße, die auf Ihrer Festplatte oder Ihrem Server belegt wird, und hilft auch beim Versenden von Dateien per E-Mail. Sie nimmt aber immer noch die gleiche Größe im Speicher ein, wenn sie geöffnet ist. Trotzdem finde ich ihn sehr nützlich.

    Ich verwende es seit vielen Jahren erfolgreich und habe nur einen Nachteil festgestellt: Power Query kann die Blätter in einer XLSB-Datei nicht direkt lesen. Wenn Sie Ihre Datei doch wieder in das XLSX- oder XLSM-Format bringen wollen, öffnen Sie sie einfach und "speichern unter" den gewünschten Dateityp.

  2. Doppelte Datenspeicherung in Pivot-Tabellen verhindern
    In der Pivot-Tabelle rechts klicken und „PivotTable-Optionen…“ auswählen.
    Auf dem Tab „Daten“, Option „Quelldaten mit Datei speichern“ deaktivieren.
    --> 
    Wiederholen Sie diese Schritte für weitere Pivot-Tabellen.

  3. Nicht verwendete Spalten und Zeilen löschen
    Verwenden Sie Strg+Ende auf jedem Blatt - Excel speichert alle Zellen bis hierhin. 
    Wenn dies viele leere Zeilen und/oder Spalten umfasst, dann löschen Sie diese.
    Wichtig: Erstellen Sie zuerst eine Sicherungskopie. Dann blenden Sie alle ausgeblendeten Zeilen oder Spalten ein, damit Sie alles sehen können, was Sie löschen werden.

Weitere Tipps

  1. Reduzieren oder entfernen Sie Lookups oder Links zu externen Dateien, insbesondere solche mit langen Pfadnamen
    Formeln kopieren und als Werte einfügen (um die Formeln zu ersetzen) oder verschieben Sie die Quelldaten in die Arbeitsmappe (Rechtsklick auf das Quellblatt und dann "Verschieben... "das Blatt in die Hauptarbeitsmappe).

  2. Unnötige Formatierungen einschließlich bedingter Formatierungen auf großen Flächen entfernen
    Sie können die Regeln für die bedingte Formatierung einzeln überprüfen und ggf. löschen.
    -->

    Oder Sie können sie alle von ausgewählten Zellen oder einem ganzen Blatt auf einmal löschen.

  3. Auf versteckte Blätter prüfen und ggf. löschen
    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Registerkartennamen und sehen Sie, ob die Option "einblenden" verwendet werden kann.

    Blenden Sie Blätter ein, überprüfen und ggf. löschen Sie z.B. alte, nicht verwendete Blätter.

  4. Verwenden Sie das Microsoft Tool "Check Performance".
    Microsoft hat ein neues Tool entwickelt, mit dem Sie langsame Arbeitsmappen untersuchen und beheben können. Es heißt "Check Performance" und ist zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels (Oktober 2022) nur für Office 365-Abonnenten in Excel für das Web verfügbar. Aber Sie können eine Excel-Datei dort analysieren und reparieren und sie dann in Desktop-Excel weiterverwenden.

    Lesen Sie mehr Details im Microsoft Blog.