Weg mit den lästigen Links

Sie haben es wahrscheinlich schon erlebt... Sie öffnen eine Excel-Datei und erhalten eine Meldung, dass die Datei mit einer oder mehreren externen Quellen verknüpft ist.

Gary Knott | how2excel - Excel Schulungen Externe Links

Wenn dies nicht erwartet wurde, könnte es sein, dass die Datei unbeabsichtigte Links enthält, die Sie überprüfen und entfernen sollten. Dies ist nicht immer eine einfache Aufgabe, da es mindestens sechs Möglichkeiten gibt, eine Excel-Datei mit einer anderen Quelle zu verknüpfen, und nicht alle erlauben eine einfache Entfernung. Lassen Sie uns diese der Reihe nach durchgehen.

  1. Formeln

    Dieser ist am einfachsten zu finden und zu korrigieren. Gehen Sie zu Daten, Verknüpfungen bearbeiten... dort können Sie die Dateien sehen, mit denen die Datei verknüpft ist. Wenn die Verknüpfungen einfach in Formeln enthalten sind, können Sie auf "Verknüpfungen löschen" klicken, um die Formeln durch Werte zu ersetzen.

    Warnung: Möglicherweise möchten Sie Formeln nicht durch Werte ersetzen, z.B. Sie haben eine Formel aus einer anderen Version der Datei kopiert, und diese wurde mit einem Blatt namens "Eingaben" verknüpft.  Die kopierte Formel in der neuen Datei ist mit dem Blatt "Eingaben" in der alten Datei verknüpft. Was Sie wirklich wollen, ist, dass die Formel mit dem Blatt namens "Eingaben" in der aktuellen Datei verknüpft wird.  Sie können nach dem Dateinamen (in diesem Beispiel "Source file") in der gesamten Excel-Datei suchen und dann die gefundene Formel überprüfen und ändern, um den überflüssigen Pfad und Dateinamen der alten Datei zu entfernen.

    Wenn die Formeln keine einfachen Verknüpfungen zu einzelnen Zellen in der Quelldatei sind, sondern komplexer sind, z.B. durch die Verwendung von SUMMEWENNS, dann funktioniert "Verknüpfungen löschen" nicht immer. Es funktioniert auch nicht, wenn einer oder mehrere der anderen Verknüpfungstypen vorhanden sind, daher gehe ich im Folgenden auf diese ein.

  2. Bereichsnamen 

    Auch diese sind leicht zu finden. Gehen Sie zu Formeln, Namens-Manager.

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    Dort können Sie sehen, ob sich die Bereichsnamen auf Zellen in anderen Arbeitsblättern beziehen und diese entsprechend bearbeiten oder löschen. Suchen Sie ggf. nach dem Bereichsnamen in der Excel-Datei, um herauszufinden, wo er verwendet wird, und ändern oder ersetzen Sie den Bereichsnamen.

    Die nächsten vier Verknüpfungsarten können entstehen, wenn Sie Inhalte aus einer anderen Excel-Datei kopieren. Der Inhalt bleibt mit den Daten in der Original-Datei verknüpft... ein Link zu einer externen Datei.

  3. Graphik-Daten
  4. Pivot-Tabelle Daten
  5. Bedingte Formatierung
  6. Datenüberprüfung

Diese können schwierig zu finden sein, also versuchen Sie, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Was haben Sie kopiert oder anderweitig geändert seit dem letzten Öffnen der Excel-Datei wenn Sie keine Meldung erhalten haben, dass die Datei mit einer oder mehreren externen Quellen verknüpft ist? Dann ist dies wahrscheinlich die Ursache für die Verknüpfung und kann das Auffinden erleichtern. Überprüfen Sie diese Elemente und Sie können den Link vielleicht finden und gegebenenfalls ändern oder entfernen.

Wenn Ihnen das nicht hilft, können Sie jedes Element (z.B. jede Grafik) der Reihe nach suchen und überprüfen. Grafiken und Pivot-Tabellen sind leicht zu erkennen. Sie können bedingte Formate und Datenüberprüfung wie folgt finden: F5 (Gehe zu), Inhalte, dann wählen Sie bedingte Formate oder Datenüberprüfung und OK.

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Die relevanten Zellen auf dem ausgewählten Blatt werden dann markiert und Sie können diese überprüfen: Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten bzw. Daten, Datenüberprüfung. Wiederholen Sie diesen Vorgang für andere Blätter.

Wenn das fehlschlägt und Ihre Tabelle groß ist, kann eine Brute-Force-Methode die einzige Möglichkeit sein, die Links zu identifizieren. Achtung: Erstellen Sie zuerst zur Sicherheit eine Sicherungskopie Ihrer Excel-Datei. Machen Sie auch eine Kopie davon, um daran zu arbeiten. Sie werden diese Datei teilweise zerstören müssen, daher ist es wichtig, nur an einer Kopie zu arbeiten. Beginnen Sie in der kopierten Datei mit dem Löschen einiger Blätter und speichern Sie dann die Datei. Schließen und öffnen Sie sie, um zu sehen, ob die Verknüpfungen bestehen bleiben. Das Schließen und erneute Öffnen der Datei ist oft notwendig, um Excel zu zwingen, die Verknüpfungen zu überprüfen.

  • Wenn die Links verschwunden sind, waren sie in einem oder mehreren der von Ihnen gelöschten Blätter. Erstellen Sie eine weitere Kopie der ursprünglichen Excel-Datei und wiederholen Sie den Vorgang, aber löschen Sie weniger Blätter, bis Sie das fehlerhafte Blatt identifiziert haben.
  • Wenn die Links nicht verschwunden sind, löschen Sie weitere Blätter und speichern, schließen und öffnen Sie die Datei, bis Sie das fehlerhafte Blatt identifiziert haben.

 
Jetzt kennen Sie also das Blatt mit dem/den Link(s). Sie können dann die Grafiken, Pivot-Tabellen, die bedingte Formatierung und die Daten-Validierung auf diesem Blatt überprüfen. Wenn das Blatt sehr groß ist, müssen Sie möglicherweise Abschnitte davon löschen (wie bei der obigen Vorgehensweise zum Löschen von Blättern), um die Stelle einzugrenzen, an der sich die externen Links befinden.

Wenn Sie den Link gefunden haben, öffnen Sie die Originaldatei und ändern oder entfernen Sie den Link dort. Dann speichern, schließen und öffnen Sie die Datei erneut. Wenn Excel immer noch meldet, dass es externe Links gibt, müssen Sie die oben genannten Schritte in einer neuen Kopie der Originaldatei wiederholen, bis Sie alle Links in der Originaldatei gefunden und geändert oder entfernt haben.

Gute Jagd!